Henkilötietoryhmät

Käsittelyn tarkoitukset

Oikeusperuste

Säilytysajat

Asiakkaat ja heidän työntekijänsä       

Etu- ja sukunimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävänimike ja työpaikka.

Tavanomaisen asiakassuhteen hoitaminen; eli maksujen hallinnointi, yleinen viestintä, päivittäisten toimintojen hallinnointi laillisten ja rehellisten liiketoimintatapojen mukaisesti (mukaan lukien yhteistyön suunnittelu, toteutus ja hallinnointi; tilastot ja analyysit).

Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

10 vuotta siitä, kun olet viimeksi ostanut tuotteemme tai palvelumme.

Yleisen asiakaspalvelun ja -tuen tarjoaminen (mukaan lukien seurantakyselyt).

Oikeutettu etu asiakastyytyväisyyden varmistamiseksi ja tuotteidemme ja palveluidemme parantamiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Saadaksemme asiakastietoa siitä, miten tuotteitamme ja palveluitamme käytetään (esim. lähettämällä tyytyväisyyskyselyitä tai markkinatutkimuksia).

Petosten estäminen.

Oikeutetun edun toteuttaminen yrityksen etujen suojaamiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Oikeudellisten vaatimusten laatiminen, puolustaminen tai esittäminen.

Tulevat asiakkaat ja heidän työntekijänsä

Etu- ja sukunimi, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema ja työpaikka.

Liiketoimintamahdollisuuksien luominen.

Oikeutettu etu ROCKWOOLin mainostamiseksi sekä tuotteidemme ja palveluidemme myymiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

5 vuotta saadusta tai viimeisimmästä vuorovaikutuksesta.

Tilastointitarkoitukset.

Oikeutettu etu toimintamme tehokkuuden mittaamiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Liiketoimintamahdollisuuksien tavoitteleminen.

Toimenpiteet ennen sopimuksen täytäntöönpanoa (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Tavarantoimittajat ja heidän työntekijänsä

Etu- ja sukunimi, yrityksen puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema ja työpaikka.

Tavanomaisen toimittajasuhteen hoitaminen, eli maksujen hallinnointi, yleinen viestintä, päivittäisten toimintojen hallinnointi laillisten ja rehellisten liiketoimintakäytäntöjen mukaisesti (mukaan lukien yhteistyön suunnittelu, toteuttaminen ja hallinnointi sekä luottoluokitusten, tilastojen ja analyysien tekeminen).

Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) – tai, jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja, oikeutettu etu työnantajasi kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöön panemiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

6 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota tiedot koskevat, jos tietoja pidetään kirjanpitoaineistona. 

Muun kuin kirjanpitoaineiston osalta 5 vuotta siitä, kun tiedot on saatu, mikäli toimittajan kanssa ei ole ollut aktiivista toimintaa.

Toimittajien hankkiminen.

Oikeutettu etu liiketoiminnan tarpeiden täyttämiseksi ja säännöllisen liiketoiminnan harjoittamiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Toimipisteiden vierailijat

Etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työpaikka, tarvittaessa rekisterikilpi, vierailun päivämäärä ja kellonaika.

Toimipisteiden turvallisuuden varmistaminen sekä rikosten ehkäiseminen ja selvittäminen fyysisissä toimipisteissämme.

Oikeutettu etu turvallisuuden takaamiseksi tiloissa - työntekijöiden, vierailijoiden ja omaisuuden suojelemiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

30 päivää rekisteröinnistä.

Valvontakameratallenteet (valokuvat ja videot).

Oikeutettu etu tilojen/fyysisten paikkojen turvallisuuden varmistamiseksi ja tarvittaessa ROCKWOOLin etujen suojaamiseksi rikostapauksissa (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

30 päivää vierailupäivästä.

Verkkosivuston kävijät / sovelluksen käyttäjät

IP-osoite, MAC-osoite, selaimen ja laitteiden tyyppi, verkkosivusto, josta päädyit verkkosivustollemme tai sovellukseemme, hakukoneeseen syötetyt hakusanat, joilla päädyit verkkosivustollemme, selaushistoria, klikkauskäyttäytyminen sekä verkkosivustojen ja sovellusten käyttö ja navigointi.

Markkinointitoimien toteuttaminen, erityisesti verkkosivustojen ja sovellusten käytön helpottaminen; palveluiden kehittäminen, tilastointi ja analysointi sekä personoidun sisällön ja hakukohteiden tarjoaminen.

Oikeutettu etu toimivan verkkosivuston tarjoamiseen, markkinointiin, kehittämiseen ja tilastojen tuottamiseen, tuotteidemme ja palveluidemme arviointiin, myynninedistämiseen ja myyntiin verkkosivustojemme ja sovellustemme sekä sosiaalisen median palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolten verkkosivustojen kautta (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). 

Evästeiden, pikselien sekä vastaavien teknologioiden ja sosiaalisen median työkalujen avulla saadut henkilötiedot poistetaan evästeilmoituksessa kuvatulla tavalla.

Sähköpostin ja/tai tekstiviestien vastaanottaja - suoramarkkinointi

Etu- ja sukunimi, sukupuoli (titteli), ammattinimike, työpaikka, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero.

Markkinointiviestinnän jakeleminen kerättyjen tietojen ja annetun suostumuksen perusteella.

Oikeutettu etu tarjota asianomaisille osapuolille suoramarkkinointia, jonka suostumus perustuu voimassa olevaan sähköisesti annettuun suostumukseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Kunnes suostumus markkinointiin on peruutettu. Jäljennös suostumuksesta markkinointiin säilytetään 2 vuotta peruuttamisen jälkeen todistusaineistona.

Yhteydenottolomakkeiden käyttäjät

Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mitä tiedustelu koskee, tiedustelun päivämäärä.

Yhteydenpito kanssasi ROCKWOOL-tuotteiden ja -palveluiden markkinointia, mainontaa ja myyntiä sekä tuen tarjoamista varten. 

Jos tiedustelusi koskee (mahdollista) sopimuksen solmimista, oikeusperusteena on sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen tai sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). 

Jos tiedustelusi ei koske sopimusta, oikeusperusteena on oikeutettu etumme käsitellä tiedusteluasi, viestiä kanssasi, markkinoida, mainostaa ja kehittää tuotteitamme ja palveluitamme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Kunnes suostumus markkinointiin on peruutettu. Jäljennös suostumuksesta markkinointiin säilytetään 2 vuotta peruuttamisen jälkeen todistusaineistona.
2 vuotta sen jälkeen, kun henkilötiedot on saatu tai kun olet ollut viimeksi vuorovaikutuksessa kanssamme, mikäli henkilötietojasi ei ole käytetty tuotteidemme tai palveluidemme ostamisen yhteydessä.

Tilin käyttäjät 

Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, digitaaliset jalanjäljet, salasana sekä/ja profiiliaktiivisuutesi.

Palveluidemme tarjoaminen sinulle verkkosivuillamme tai sovelluksissamme.

Sähköisten palveluiden tarjoamista koskevan sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Tilin sulkemiseen asti.

Käyttäjätilien hallinnointi sekä tilastolliset ja analyyttiset tarkoitukset.

Oikeutettu etu tilastojen ja analyysien tekemiseen käyttäjäkokemuksen parantamiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Tilin sulkemiseen asti.

Sosiaalisen median profiilien vierailijat 

Profiilissasi olevat tiedot, mm. nimesi, sukupuolesi, siviilisäätysi, työpaikkasi, kiinnostuksen kohteesi, kuvasi ja kaupunkisi. Jos olet ”tykännyt” tai muuten reagoit profiiliimme; kommentit, joita jätät postauksiimme; sisältö, jonka olet jakanut ROCKWOOLin kanssa vuorovaikutustarkoituksessa sekä tieto että olet vieraillut profiilissamme; IP-osoite.

Parantaaksemme tuotteitamme ja palveluitamme, mukaan lukien sosiaalisen median profiilit ja sivut;
tilastolliset ja analyyttiset tarkoitukset; 
yhteydenpito kanssasi, jos olet vuorovaikutuksessa sisältömme kanssa (kommentit, arvostelut, viestit); kanssamme jaetun sisällön uudelleenjakaminen.

* alustan tarjoajat voivat käsitellä henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa - huomaa, että tämä ei ole hallinnassamme.

Oikeutettu etu viestiä kanssasi sekä suoramarkkinointiviestintä sosiaalisen median profiileissamme sekä oikeutettu etu parantaa tuotteitamme ja palveluitamme (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Sosiaalisen median alustojen tarjoajat määrittelevät säilytysajat, ja ne löytyvät palveluntarjoajien tietosuojakäytännöistä:

Meta (Instagram, Facebook)

Google (YouTube)

LinkedIn

X (formerly Twitter)

Who?

Categories of personal data

Purposes of processing

Legal basis

Retention periods

Customers and their employees           

First and last name, gender, address, phone number, email address, job title, and place of work.

To carry out ordinary customer relationship i.e.: administration of payments, general communication, management of day-to-day operations in accordance with legitimate and fair business practice (incl. planning, execution. and management of the cooperation; statistics, analyses).

Performance of a contract (Article 6 (1) (b) GDPR).

10 years after the last purchase of our products or services.

To provide general customer service and support (including follow-up surveys).

Legitimate interests in ensuring customer satisfaction and improving our products and services (Article 6 (1) (f) GDPR).

To gain customer insights and knowledge of how our products and services are used (e.g., by sending satisfaction surveys or market surveys).

To prevent fraud.

Legitimate interests in protecting interests of the company (Article 6 (1) (f) GDPR).

To establish, defend or assert legal claims.

Prospective Customers and their employees

First and last name, gender, address, phone number, email address, title, and place of work.

To create business leads.

Legitimate interests in promoting ROCKWOOL and selling our products and services (Article 6 (1) (f) GDPR).

5 years from obtained or your last interaction.

For statistical purposes.

Legitimate interests in measuring effectiveness of our activities (Article 6 (1) (f) GDPR).

To pursue business leads.

Taking steps prior to entering into a contract (Article 6 (1) (b) GDPR).

Suppliers and their employees

First and last name, company phone number, email address, title, and place of work

To carry out ordinary supplier relationship, i.e. administration of payments, general communication, management of day-to-day operations in accordance with legitimate and fair business practice (incl. planning, execution and management of the cooperation; performing credit ratings, statistics, analyses)

Performance of a contract (Article 6 (1) (b) GDPR) – if you are self-employed, legitimate interest in performing the contract concluded with your employer (Article 6 (1) (f) GDPR).

6 years from the end of the financial year to which the data relate if the data is considered accounting material.

5 years from obtained for non-accounting materials if there was no activity with the supplier.

To source suppliers.

Legitimate interest in fulfilling business needs and conducting regular business activities (Article 6 (1) (f) GDPR).

Visitors to physical locations

First and last name, phone number, email address, place of work, license plate, if applicable, date and time of your visit.

To ensure the safety of our physical locations and to prevent and solve crime in our physical locations.

Legitimate interest in ensuring safety on premises and to protect employees, visitors and property (Article 6 (1) (f) GDPR).

30 days from the registration.

CCTV recordings (photos and videos).

Legitimate interest in ensuring safety on premises/physical locations and if necessary, protecting ROCKWOOL interests in criminal offence cases (Article 6 (1) (f) GDPR).

30 days from the day of the visit.

Website visitors / app users

IP-address, MAC address, type of browser and devices, webpage that led you to our website or app, search terms entered in a search engine which led you to our website, browsing history, click-behaviour and use and navigation of websites and apps.

To run marketing activities, especially to facilitate your use of the websites and apps; for service development, statistics, and analysis; to deliver personalised content and search.

Legitimate interests in providing a website that works, marketing, development, and providing statistics, evaluating, promoting and selling our products and services, through our websites and apps as well as through social media providers and third party websites (Article 6 (1) (f) GDPR).

Personal data obtained through cookies, pixels, similar technologies, and social media tools are deleted as described in the cookie declaration.

Receiver of email and/or SMS - direct marketing.

First and last name, gender (salutation), job title, place of work, email address and/or phone number.

To distribute marketing communication based on collected information and consent given.

Legitimate interest in providing interested parties with direct marketing consent based on valid e-communication consent (Article 6 (1) (f) GDPR).

Until the marketing consent has been withdrawn. A copy of the marketing consent will be stored 2 years after withdrawal for evidentiary purposes.

Users of contact forms

First and last name, email address, phone number, what your inquiry is about, date of your inquiry.

To communicate with you to market, promote and sell ROCKWOOL products and services, as well as to provide support.

If your inquiry concerns a (potential) formation of contract, the legal basis will be taking steps necessary to enter into an agreement or execute an existing one (Article 6 (1) (b) GDPR).

If your inquiry does not concern a contract, the legal basis will be our legitimate interest in handling your inquiry, communication with you, marketing, promoting, and developing our products and services (Article 6 (1) (f) GDPR).

2 years after obtained or from your last interaction if your personal data has not been used in connection with a purchase of our products or services.

Account users

First and last name, email address, username, digital footprints, password as well/and as your profile activity.

To deliver our services on the/our websites or apps to you.

Performance of a contract for the provision of electronic services (Article 6 (1) (b) GDPR).

Until closing of the account.

To manage created user accounts; for statistical and analytical purposes.

Legitimate interest in conducting statistics and analyses for the purpose of improving the user experience (Article 6 (1) (f) GDPR).

Until closing of the account.

Visitors of social media profiles     

Information available on your profile, including your name, gender, civil status, workplace, interests, image, and your city; whether you “like” or have applied other reactions to our profile; comments you leave on our posts; content your shared with ROCKWOOL with intention of interacting;
that you have visited our profile; IP address.

To improve our products and services, including our social media profiles and pages;
for statistical and analytical purposes;
to communicate with you if you engage with our content (comments, reviews, messages); to reshare content shared with us.

* platform providers may process your personal data for their own purposes – please keep in mind this is outside of our control

Legitimate interests in being able to communicate with and direct marketing communication to you on our social media profiles, as well as our legitimate interest in improving our products and services (Article 6 (1) (f) GDPR).

Retention periods are set out by social media platform providers and can be found in their privacy policies:

Meta (Instagram, Facebook)

Google (YouTube)

LinkedIn

X (formerly Twitter)